Častým problemom malých a stredných firiem, ktoré výraznejšie pracujú s dokumentami je vyhľadávanie. Práve nájdenie správneho dokumentu často zaberá neúmerný čas, ktorý sa stráca, znižuje výslednú efektivitu a zvyšuje náklady na dosiahnutie požadovaného výsledku. Typickými predstaviteľmi takýchto firiem sú rôzne poradenské a konzultačné firmy, účtovné firmy ale napr. aj malé advokátske kancelárie, ktoré si nemôžu dovoliť drahý právnicky informačný systém.
Po dlhom období "ticha" vo vyhľadávacích technologiách pre desktopy viaceré internetové fulltextové vyhľadávače zúžitkovali svoje know-how a ponúkli užívateľom vyhľadávanie úplne zadarmo aj pre desktopy. Ako prvý na trh prišiel Google a jeho Google Desktop Search (GDS) , ktorý priniesol s podporou pluginov nové možnosti vo vyhľadávaní súborov na disku počítača. V dnešnej dobe už toto vyhľadávanie poskytujú aj MSN či Yahoo.
Základné vlastnosti GDS by sa dali zhrnúť takto:
- rýchle vyhľadávanie v dokumentoch Office (DOC, XLS, PPS) , PDF, TXT, HTML
- rýchle vyhľadávanie v emailoch Outlook / Outlook Expres, v historii navštívených www stránok
- rýchle vyhľadávanie aj v komprimovaných súboroch ZIP, RAR
- pomocou pluginov je možné vyhľadávať v ďalších typoch súborov
- vyhľadávanie po sieti pomocou pluginu DNKA
- automatická indexácia nových súborov na pozadí (nezaťažuje PC)
- mnoho ďalších možností
GDS z bezpečnostných dôvodov a ochrany informácii obsahuje v štandartnom nastavení ochranný mechanizmus, ktorý bráni spúšťaniu vyhľadávania mimo lokálne vyhľadávanie na PC, kde je nainštalovaný. Pri nasadení vo firemnej sieti, kde sa dokumenty nachádzajú na zdieľanom adresári (disku) serveru je potrebné nainštalovať plugin DNKA, ktorý vyhľadávanie sprístupni aj počítačom v sieti. Pre zvýšenie bezpečnosti je taktiež potrebné zabrániť prístupu nepovolaných užívateľov k adresáru, kde je uložený index vyhľadávača. To je najlepšie možné riešiť založením samostatného užívateľského účtu pre GDS a spúšťaním aplikácii GDS pod týmto účtom.
GDS je jednoznačne výhodným riešením pre vyhľadávanie v dokumentoch a súboroch na disku a pri správnej implementácii výrazne znižuje čas aj náklady k dosiahnutiu požadovaného výsledku.
Autor príspevku: Anton Piták
Domovská stránka Google Desktop Search
Domovská stránka Pluginov pre GDS
Stránka pluginu DNKA